Il budget aziendale è il pilastro di tutta l’attività del controllo di gestione. Ecco cosa lo compone e quali caratteristiche deve avere per essere efficace.
Il budget aziendale è il pilastro di tutta l’attività del controllo di gestione. Più che un documento -o, semmai, una serie di documenti- è un processo tramite il quale vengono definiti gli obiettivi e le risorse necessarie a raggiungerli. Costituisce una quantificazione delle performance attese con una prospettiva temporale al massimo – solitamente – di 12 mesi, che orienta le azioni quotidiane delle persone e che, in caso il contesto muti in maniera significativa, deve essere ricalibrata in base alle contingenze.
La struttura del budget aziendale si compone di almeno i seguenti elementi:
- budget economico;
- budget finanziario;
- budget degli investimenti.
Questi possono poi essere ulteriormente scomposti in diverse aree di business, a seconda delle specificità di ogni azienda.
Vediamo, in questo articolo, i diversi elementi che costituiscono il budget aziendale e, soprattutto, cerchiamo di capire quale può essere una logica efficiente nella sua costruzione ed efficace nell’ottica della fondamentale attività di controllo periodico.
Gli elementi del budget aziendale
Come accennato sopra, gli elementi basilari di un budget aziendale sono il budget economico, quello finanziario e quello relativo agli investimenti.
Il budget economico determina i ricavi ed i costi necessari a raggiungerli. I ricavi sono suddivisi nelle diverse linee di business e poi, ulteriormente, tra i vari singoli prodotti o servizi che compongono l’offerta commerciale dell’azienda. I costi sono, in genere, identificati in base ai fattori di produzione che li originano. Ad esempio, se afferenti al personale impiegato, a servizi esterni fruiti, ai materiali utilizzati per le lavorazioni oppure alla quota parte di un investimento pluriennale riferita al periodo oggetto di programmazione.
Il budget finanziario individua, invece, le entrate e le uscite monetarie di un’azienda. Deve essere redatto dopo la costruzione di quello economico, perché è soprattutto da quest’ultimo che trae origine. Per quanto riguarda l’attività operativa, i flussi di cassa si stimano, infatti, sulla manifestazione nel tempo dei costi e dei ricavi e sulle condizioni di pagamento e incasso concordate (o che si ritiene verranno concordate) con fornitori e clienti.
Nel budget finanziario rientrano, inoltre, tutti i flussi monetari di natura non operativa come, ad esempio, le rate di restituzione di un mutuo, le spese in conto capitale o la distribuzione di dividendi.
Il budget degli investimenti, infine, quantifica le risorse da impiegare al mantenimento operativo dei diversi impianti e macchinari in funzione o all’acquisto di nuovi, oltre a quelle capitalizzabili da destinare alle attività di ricerca e sviluppo. È una tipologia di budget che “dialoga” con quello finanziario per quanto riguarda l’aspetto centrale, ovvero i flussi monetari da impegnare nelle spese in conto capitale.
Realizzare un budget aziendale efficace (in maniera efficiente)
In termini generici, un budget è efficace quando risponde alle esigenze informative dell’azienda, che emergono nella fase del controllo dei risultati ottenuti rispetto a quelli programmati.
Per questo è bene che sia impostato secondo una metodologia solida, con basse possibilità di errore, come quella fondata sul piano dei conti, e che sia scomposto su base mensile.
La metodologia del piano dei conti
La metodologia migliore di realizzazione di un budget efficace per un controllo sistematico e agevole è quella della stima quantitativa di ogni singolo conto del piano dei conti dell’azienda. In questo modo, alla fine del periodo oggetto di programmazione, è possibile confrontare l’andamento con un buon grado di dettaglio.
Naturalmente, non ogni conto ha lo stesso peso. Il conto ricavi di una certa linea di prodotti oppure i conti riferiti all’acquisto massivo di determinati materiali di consumo – quelli che, ad esempio, sono indispensabili per il processo produttivo di un’azienda- necessiteranno di un’attenta e ben ragionata stima.
In questi casi ci sono, di solito, in gioco parecchi quattrini e anche solo una variazione minima in termini percentuali può impattare significativamente sui profitti dell’impresa. Altri conti, invece, come ad esempio quelli riferiti alle spese di cancelleria o ai canoni di hosting di un sito web, possono essere determinati con un certo grado di approssimazione essendo di importo superfluo rispetto al giro d’affari dell’azienda.
La scomposizione del budget in mesi
Un’altra caratteristica fondamentale di un budget efficace è la sua scomposizione in “sotto-periodi” per permettere un controllo costante e tempestivo. Comunemente, nelle aziende, il periodo di budget è l’anno e la scomposizione temporale più adeguata è quella mensile.
Per quasi la totalità delle aziende, infatti, le vendite e i ritmi di lavoro hanno carattere stagionale. Per cui, in determinati momenti dell’anno, ci sarà un maggiore fabbisogno di materie prime (con costi ed uscite di cassa associati) oppure un’elevata domanda, con conseguenti maggiori vendite, incassi, maggior valore di magazzino e/o maggior numero di persone impiegate.
Valorizzare ogni singolo mese acquisisce, quindi, un grande significato, perché dà modo di effettuare un controllo ricorrente sull’andamento dell’operatività e di confrontare non solo il budget con le performance realizzate ma anche quest’ultime con quelle degli stessi mesi degli anni precedenti, individuando così anche i trend di stagionalità di un’azienda su un periodo pluriennale.
La scomposizione del budget nei diversi mesi è importante per tutte le sue componenti:
- economica, per misurare con ricorrenza i risultati conseguiti dalla gestione operativa e prendere opportune iniziative in caso di scostamenti;
- finanziaria e degli investimenti, per conoscere la liquidità generata o assorbita in un dato mese (e decidere magari di impiegarla per qualche ulteriore investimento, se in eccesso, o richiedere un fido, se sotto una determinata soglia di sicurezza).
Un budget efficace non può prescindere, quanto meno, dalle caratteristiche appena riportate. È bene, inoltre, che non manchi tutta una serie di altri aspetti, più tecnici, che diano modo di evitare perdite di tempo ed errori di ridondanza dei dati che, oltre ad essere fastidiosi, inficerebbero la valenza informativa dell’attività del controllo di gestione nel suo complesso. Se vuoi confrontarti con dei professionisti con l’obiettivo di costruire un budget efficace per la tua azienda o per una sua business unit, non esitare a contattarci. Insieme possiamo analizzare il contesto della tua impresa e collaborare per la realizzazione di un budget funzionale agli obiettivi di controllo specifici della tua azienda.
Pietro Bussinello
Marketing e Comunicazione
In Gap Studi e Consulenze dal 2017, valorizza la presenza online e sviluppa l’attività professionale.
