Settore Industria Acciaio

L’azienda Ortolani Adelino, specializzata nella lavorazione del ferro e dell’acciaio, nasce oltre 40 anni fa dalla volontà e dall’impegno dell’omonimo fondatore, Adelino, che già dalla prima adolescenza impara il mestiere che diventerà il prezioso know-how dell’impresa.

Quella dell’azienda è una storia tutta familiare. Nel tempo, ad Adelino si uniscono il figlio Alessandro, che prende le redini della direzione produttiva, e le figlie Cinzia e Nadia che si occupano della funzione amministrativa. Non solo il numero dei componenti della famiglia, anche l’attività cresce, richiedendo, di conseguenza, una complessità organizzativa sempre maggiore.

Ad oggi sono una cinquantina le persone impegnate nell’organizzazione e diverse centinaia le commesse di lavorazione che ogni anno vengono eseguite per conto di una clientela molto differenziata. Dalle aziende che producono macchinari e attrezzature per il settore alimentare e della ristorazione a quelle che si rivolgono a settori come quello enologico, dell’imbottigliamento, del riscaldamento, dell’arredamento e dei dispositivi di sicurezza. Sono tante le filiere produttive che richiedono parti e componenti in acciaio e ferro.

A dispetto di un mercato di sbocco variegato e di molte possibilità di vendita, non tutte le lavorazioni possono però essere profittevoli per l’azienda. Da qui la necessità di capire bene, “dati alla mano”, se una commessa è economicamente vantaggiosa o meno.

Una commessa di produzione è come un pezzo unico. Ogni volta ci sono esigenze precise da soddisfare. Tra le più rilevanti, le dimensioni, i materiali, le caratteristiche tecniche della lavorazione e i tempi di consegna. In base soprattutto a questi elementi, va stimato l’utilizzo di risorse da impiegare nella produzione, come:

• la tipologia, la qualità e la quantità di materie prime;
• i macchinari e le attrezzature con i relativi tempi di utilizzo e ripristino;
• l’energia consumata;
• il numero di persone (con relativa qualifica professionale) impegnate nella produzione;
• la quota di costi indiretti “assorbita” dalla produzione.

Per fare un preventivo che assicuri un certo margine è necessario conoscere il costo di questi fattori. L’identificazione delle risorse produttive – a disposizione o reperibili dall’azienda – e del relativo costo (orario, standard, effettivo o stimato che sia) è stata l’attività alla base della costruzione, da parte di Gap, del sistema di analisi della marginalità di commessa.

Per permettere alla famiglia Ortolani di avere un’efficace conoscenza della marginalità delle commesse, realizzate e potenziali, è stato stilato un piano di lavoro che ha coinvolto le figure dell’azienda responsabili delle diverse aree: amministrativa, produttiva, tecnica, risorse umane, degli acquisti e commerciale.

Tramite interviste, raccolta di documenti e qualche osservazione “sul campo” sono state individuate le risorse ed è stato valorizzato il costo del relativo impiego:

• per ogni macchinario e le diverse attrezzature: il costo orario di utilizzo e la quantità media di energia richiesta;
• per l’energia, le materie prime e i materiali di consumo: il costo di acquisto;
• per ogni lavoratore coinvolto direttamente nella produzione: il costo orario;
• per le risorse indirette, come il personale non produttivo, i servizi di pulizia e le spese generali sono stati individuati appositi criteri di allocazione dei relativi costi.

In questo modo, l’area amministrativa e del controllo ha potuto disporre dei dati di ogni commessa realizzata, così da effettuare qualsiasi tipo di analisi che aumenti la conoscenza e la consapevolezza del business. Fattore essenziale per prendere le migliori decisioni.

L’area commerciale ha potuto, invece, avvalersi di un valido strumento di raffronto per elaborare dei preventivi di commessa che garantiscano un soddisfacente mark-up e valutare di conseguenza quanto margine di trattativa possa esserci con la controparte, al di là ovviamente di ogni considerazione di tipo strategico.

Per costruire il sistema di analisi della marginalità di commessa non è stata fatta alcuna rivoluzione organizzativa o informativa.

Abbiamo, infatti, sfruttato le funzionalità e l’alta integrabilità dell’applicativo di Business Intelligence Microsoft Power BI configurandolo in moda da connettersi ai dati reperibili dal software che gestisce le fasi di lavorazione delle commesse, già in uso all’azienda, e a quelli attinti da altre fonti (come altri software sempre già in uso e fogli di calcolo Excel).

Incrociando i dati degli input utilizzati per una produzione, dei relativi costi e del ricavo generato, il sistema di analisi delle commesse è in grado di informare sulla marginalità di ogni lavorazione realizzata e, come detto, aiutare enormemente nella valutazione di convenienza delle future commesse. Non solo, quindi, disponendo di un sistema di quantificazione puntuale dei costi, ma anche confrontando i dati delle commesse terminate con quelli delle potenziali commesse che siano comparabili per risorse impiegate.

Affiancare l’azienda Ortolani Adelino in questo vitale percorso di upgrade gestionale è stato per noi motivo di grande orgoglio e soddisfazione. Ovviamente, in un’azienda dinamica e in crescita come questa, identificare e soddisfare le esigenze informative è di vitale importanza per la salute del business, ma non basta. Queste, infatti, evolvono e si modificano nel tempo. La funzione di controllo di gestione, intesa in senso ampio, deve tenerne conto e fornire risposte adeguate, così da mettere le persone, sempre, nelle condizioni di prendere le migliori decisioni di business.

In definitiva, crediamo fermamente di aver posto solide fondamenta affinché l’azienda Ortolani Adelino non manchi mai di farlo.