Settore Turismo

Sul finire dell'inverno del 2020, nel contesto di diffusione dell'epidemia da coronavirus e delle varie limitazioni imposte, Davide, un imprenditore del turismo, si è ritrovato nell'inedita situazione di dover capire se conveniva o meno aprire la struttura ricettiva per il periodo estivo.

Davide si è confrontato inizialmente con il suo commercialista il quale, dopo una prima analisi, ha ritenuto opportuno coinvolgerci professionalmente. Il commercialista di Davide è, infatti, specializzato in gestione fiscale d'azienda e aveva avuto modo di conoscere l'approccio e le competenze di Gap attraverso la partecipazione ad un seminario formativo.

Per l'azienda di Davide era diventato quanto mai necessario dotarsi di un sistema di pianificazione e controllo efficace ed organizzato per conoscere le performance passate e soprattutto quelle stimate per il futuro. Fino a quel momento Davide aveva potuto permettersi il lusso di farne a meno. A questo punto però era di vitale importanza conoscere in anticipo come si sarebbe evoluta la situazione dell'azienda in base alle scelte prese per evitare di incorrere in perdite pesanti per il patrimonio aziendale e personale.

Il lavoro è stato, in primis, quello di dare metodo alla raccolta dei dati provenienti da diverse fonti (come i software delle prenotazioni, il software di contabilità, i prospetti dei mutui in essere, lo scadenziario dei fornitori, ecc) in modo da elaborarli con la massima automazione e sistematicità.

In secondo luogo è stata sviluppata una serie di fogli di lavoro dove inserire i dati ipotizzati per lo sviluppo futuro dell'attività: i dati previsionali. E' stato poi elaborato il “raccordo" tra i dati previsionali e quelli via via generati dall'attività come base, infine, per la realizzazione dei report mensili sui risultati conseguiti e sulla proiezione in avanti dei risultati attesi.

In parole semplici è stato costruito il sistema di controllo di gestione di cui Davide e i suoi collaboratori avevano bisogno per prendere le decisioni più corrette.
Il sistema non è ovviamente un oracolo. Va alimentato in maniera dinamica, nel tempo, con le aspettative di business nella forma di dati previsionali (o di budget). In base al mutare delle variabili più importanti come soprattutto, in questo caso, i giorni di apertura della struttura, il numero di turisti attesi e il prezzo medio praticabile Davide può ora stimare con discreta precisione i ricavi, i costi, le entrate e le uscite finanziarie.

Attivato il sistema in meno di un mese, Davide ha potuto constatare già verso la fine di aprile cosa comportava, in termini di redditività, l'apertura della struttura da una certa data in poi considerando il carattere stagionale dell'attività. Oltre il mese di ottobre la struttura, infatti, rimane comunque chiusa.
Avendo quindi perso i mesi di aprile e maggio a causa del lockdown aveva senso aprire appena consentito dal governo oppure conveniva addirittura saltare la stagione?

Da una parte la stima al ribasso delle presenze, di un prezzo medio inferiore, di costi addizionali come quelli dei lavoratori stagionali e delle utenze fruite; dall'altra possibili ricavi che “coprano", almeno in parte, i costi fissi di funzionamento della struttura (che comunque, per definizione, verrebbero sostenuti) oltre ovviamente ai costi emergenti (come, appunto, lavoratori stagionali e utenze).

Mettendo a raffronto le diverse variabili è emerso che conveniva -con stime cautelative su flussi e prezzi- aprire la struttura solo se fosse stato possibile farlo prima della metà di luglio. L'anno 2020 avrebbe comunque fatto registrare una perdita ma questa sarebbe stata di minore entità se la struttura avesse aperto entro la metà di luglio.
Alla fine è stato possibile aprire già dalla terza settimana di giugno e, in questo modo, il resort ha potuto lavorare andando incontro ad una perdita moderata.

Questo caso reale della struttura turistica, anonimo per segretezza professionale e volutamente riportato in termini discorsivi, induce a riflettere sull'importanza di un controllo di gestione organizzato ed efficace: può sembrare superfluo se l'attività è stabile ma non appena una variabile decisiva -esterna o interna che sia- muta allora diventa indispensabile.

Tra l'altro, la capacità di prevedere l'andamento della gestione economico-finanziaria ad almeno 6 mesi per intraprendere le opportune azioni è fortemente stimolata dalla nuova legge Codice della Crisi e dell'Insolvenza d'Impesa (art. 13 D. Lgs n. 14/2019) La norma non obbliga a fare previsioni serie sull'andamento di un business ma di fatto lo rende indispensabile per evitare ad amministratori e revisori di incorrere in pesanti responsabilità giuridiche qualora l'azienda diventi insolvente.

In fin dei conti, l'impostazione di un sistema di pianificazione e controllo è stata l'occasione definitiva, per stessa ammissione di Davide, di organizzare finalmente al meglio la gestione del business per conoscere costantemente e tempestivamente i risultati e, soprattutto, le aspettative di risultato.
Il lavoro svolto è servito per ricavare informazioni preziose in un contesto emergenziale ma rimane quindi utilissimo anche per il futuro per orientare le scelte nelle diverse situazioni in cui si ritroverà l'azienda.