Conoscere i margini di vendita è fondamentale per la strategia e le politiche commerciali di un’azienda. Vediamolo nel caso di un’impresa che lavora su commessa.
Per raggiungere i propri obiettivi di redditività, un’azienda deve stimare la quantità di prodotti o servizi da collocare nel mercato di riferimento e, naturalmente, formulare un prezzo di vendita corretto. Per formularlo è necessario, soprattutto, stimare i costi diretti oltre a conoscere i prezzi praticati dalla concorrenza e considerare logiche strategiche legate ad accedere ad un certo mercato oppure a posizionarsi in una determinata fascia.
A meno che non si tratti di un monopolio, questo vale per tutte le realtà economiche. Per le aziende che producono su commessa, che hanno la particolarità di sostenere diversi costi dopo la fase di vendita (come, ad esempio, quelli di approvvigionamento dei materiali o di terziarizzazione di alcune fasi di produzione), è conveniente dotarsi di un sistema di contabilità di commessa.
Cerchiamo di capire brevemente cos’è una contabilità di commessa e cosa serve a un’azienda per realizzarne una efficace.
Contabilità di commessa: cos’è e a cosa serve
Un sistema di contabilità di commessa ben costruito rappresenta un vantaggio competitivo per l’azienda. Permette, infatti, di valutare con maggior precisione la convenienza di una proposta di lavoro da negoziare con un potenziale committente, sapendo fino a che punto poter “scendere” con il prezzo senza intaccare gli obiettivi di redditività dell’impresa.
La costruzione di una contabilità di commessa non è una pura questione amministrativa. Non basta padroneggiare regole e tecniche contabili. È, infatti, fondamentale anche la conoscenza dei fattori produttivi e delle dinamiche tecniche associate alle diverse tipologie di lavorazione.
Gli elementi da conoscere assolutamente per un’efficace contabilità di commessa sono:
- il costo e la quantità dei materiali di consumo necessari alla lavorazione;
- il costo e la quantità di ore-uomo delle diverse tipologie di personale da impiegare direttamente nella commessa;
- il costo e i tempi di eventuali fasi di lavoro esternalizzate;
- il costante stato di avanzamento dei lavori, così da imputare correttamente costi e ricavi ad un periodo piuttosto che ad un altro (in ottica di bilanci interni infrannuali – tipo mensili o trimestrali – o di natura civilistica, per rendicontare l’esercizio fiscale).
Contabilità preventiva e consuntiva
Con i dati sopra citati l’azienda dispone di un importo di costi direttamente associati alla commessa: sottratto questo importo dal prezzo di vendita della stessa, si ottiene il margine necessario a coprire tutti gli altri costi (indiretti e generali) dell’organizzazione.
Si parte da una contabilità preventiva, elaborata cioè stimando i costidei fattoridiproduzione, per arrivare a una contabilità consuntiva, quando la commessa ha inizio e via via vengono sostenuti i costi.
Ovviamente, la contabilità preventiva di commessa è tanto più utile quanto la stima dei costi, definiti “costi standard”, è precisa. I costi standard non sono solo quelli ancora da sostenere, ma identificano anche la quota parte di quelli fissi, come il costo della manodopera interna e degli ammortamenti, che verrà assorbita dalla commessa.
Ogni azienda è inserita in un determinato contesto di riferimento, che può essere più o meno turbolento sul lato delle forniture, e ha una propria specifica complessità operativa.
Cosa serve, quindi, per una contabilità di commessa efficace, che permetta di conoscere la marginalità?
Contabilità di commessa: risorse e strumenti per conoscere la marginalità
Prima degli strumenti, le persone. In linea generale, al netto di ogni diversità organizzativa e di contesto, servono quattro figure per impostare un sistema di contabilità di commessa:
- il responsabile di produzione, ovvero chi ha la conoscenza tecnica delle lavorazioni, degli input e dei tempi necessari;
- il responsabile degli acquisti;
- il responsabile amministrativo;
- il controller .
A seconda dell’azienda, questi ruoli possono sovrapporsi (ad esempio nel caso di un’impresa di piccole dimensioni, in cui una singola persona esercita più funzioni) oppure essere suddivisi tra più risorse (nel caso l’organizzazione sia grande e dotata di più rami).
Ciò che è importante è che si crei un gruppo di lavoro coordinato dal controller per:
- fare sintesi dei processi produttivi e di approvvigionamento;
- trovare coerenti criteri di allocazione dei costi;
- codificare i costi a preventivo e a consuntivo in armonia con le contabilizzazioni amministrative.
Lo scopo è quello di mettere i responsabili commerciali nelle condizioni migliori per formulare preventivi di vendita che tengano conto dei costi e dei tempi richiesti dalla commessa e quindi di conoscerne la marginalità.
Per gestire le commesse esistono diversi software sul mercato, ognuno con i propri punti di forza e debolezza dal punto di vista, ad esempio, della facilità di utilizzo e della flessibilità di configurazione.
Perché l’azienda abbia chiare le idee su cosa cercare, è bene che abbia un modello di gestione di commessa almeno abbozzato, tramite strumenti altamente flessibili come excel e la powerBI di Microsoft. Questi strumenti sono un’ottima base di partenza e, se si imparano ad usare, possono sostituire alcune tipologie di software, consentendo all’azienda un elevato risparmio di costi e un guadagno in flessibilità operativa.
I professionisti di Gap hanno maturato una forte competenza nel ruolo di controller per la realizzazione di contabilità di commessa, sia per imprese tradizionali di produzione, sia per aziende che erogano servizi complessi e che presuppongono un lavoro su più mesi (come, ad esempio, la produzione di film).
Se hai un’azienda che lavora su commessa, e sei in cerca di un supporto per la realizzazione di una contabilità efficace, contattaci senza impegno anche solo per un confronto strategico e operativo.
Pietro Bussinello
Marketing e Comunicazione
In Gap Studi e Consulenze dal 2017, valorizza la presenza online e sviluppa l’attività professionale.
