Controllo di gestione in una piccola azienda: make or buy?

Ad una piccola azienda conviene o no assumere una risorsa che si occupi di controllo di gestione?

Vediamo, in questo articolo, di cosa si occupa il controller e con quale forma di collaborazione conviene alle aziende avvalersi di questa professionalità, tanto importante per avere le informazioni corrette e tempestive con cui prendere le decisioni di business più rilevanti.

Il business controller, o responsabile del controllo di gestione, è quella figura professionale che si occupa di interpretare e valutare l’andamento dell’attività aziendale. Deve possedere conoscenze tecniche specialistiche ma anche capacità manageriali, in quanto è indispensabile una visione d’insieme dell’azienda, del contesto in cui opera e l’abilità di gestire una molteplicità di rapporti interpersonali.

Le mansioni del business controller variano a seconda della tipologia e delle dimensioni dell’azienda. Gli oggetti del controllo sono, inoltre, molteplici. Possono infatti vertere su:

• aspetti prettamente finanziari, come i flussi di cassa;
• elementi a maggior contenuto produttivo, come le marginalità di commessa, la valorizzazione delle distinte base o il conto economico di periodo;
• aspetti legati a ricavi e distribuzione, come le vendite per paese/categoria/prodotto o la redditività dei punti vendita.

In una realtà di grandi dimensioni possono esserci anche più business controller, a seconda, appunto, dell’oggetto di analisi. Nelle realtà medie, invece, la responsabilità del controllo di gestione è affidata solitamente ad un’unica risorsa, che ha il compito di monitorare tutti i diversi aspetti che influiscono sulle performance dell’azienda.

Il business controller nella piccola azienda

Nelle realtà più piccole (per “piccole” intendiamo quelle il cui fatturato oscilla generalmente tra 1 e 10 milioni) e meno strutturate non esiste di solito una vera e propria figura deputata al controllo di gestione. Spesso è il responsabile amministrativo che realizza report e analisi su limitati aspetti dell’andamento dell’azienda. Ovviamente, data la mole di lavoro amministrativo che deve portare avanti quotidianamente, non riesce a dar corpo ad un processo strutturato e funzionale per l’elaborazione e analisi dei dati.

Questo si traduce in una peggiore qualità delle informazioni per prendere decisioni importanti e strategiche. Come, ad esempio:

• decidere se produrre maggiormente un determinato prodotto o offrire un certo servizio al posto di un altro perché più remunerativo;
• scegliere in che modo investire la liquidità in eccesso generata dalla gestione corrente dell’azienda;
• intraprendere una determinata azione di marketing su uno specifico target di potenziali clienti avendo registrato buone vendite di un dato prodotto o servizio.

Ma ad una piccola azienda conviene assumere una risorsa interamente dedicata al controllo di gestione?

La risposta è: dipende.

Assumere un business controller?

Le situazioni possono essere le più disparate e le valutazioni che ne conseguono possono avere diverse sfaccettature. È francamente difficile e azzardato dare delle linee guida che valgano per tutti o quasi.

Proviamo allora a metterci nei panni di un’azienda che fattura meno di 10 mln€ guardando alle possibili scelte che si trova a dover fare. Chiamiamola “Azienda Bianchi” e ipotizziamo che si trovi in una situazione tipica in cui il responsabile amministrativo produca solamente un “bilancino” di fine trimestre di costi e ricavi. E che l’imprenditore voglia avere, invece, un quadro più chiaro sull’allocazione dei costi e sulla liquidità dell’azienda.

Per avere le informazioni serve:

• un lavoro di analisi. Bisogna innanzitutto individuare e quantificare le varie tipologie di costi e di movimentazioni di cassa, mappando i sistemi informativi che ne tengono traccia;
• impostare una logica coerente di suddivisione dei costi e dei movimenti di cassa: “ore macchina”, “ore uomo”, “superficie impiegata”, “quantità di materiale utilizzato”, “gestione area corrente” o “gestione area finanziamenti” per la parte finanziaria, sono alcuni dei criteri utilizzabili;
• configurare un flusso di dati coerente e univoco. Sia per gli aspetti economici che per quelli finanziari è necessario che non ci siano ridondanze e che la reportistica di fine periodo sia altamente affidabile;
• organizzare una reportistica sistematica in linea con le esigenze conoscitive dell’azienda;
• utilizzare nel tempo il sistema di lavoro realizzato per produrre le informazioni con cadenza regolare.

Queste attività necessitano di un considerevole sforzo iniziale quando si realizza il sistema. Poi, a meno che non ci siano particolari esigenze che richiedano delle significative revisioni o un aumento considerevole delle dimensioni dell’azienda, si tratta di “gestire”. Ovvero di alimentare il sistema con nuovi dati, elaborarli con automatismi già definiti e leggere le informazioni in modelli di rappresentazione già preimpostati (report).

Figura Junior

Assumere una figura junior (costo azienda medio intorno ai 35.000€ annui) può essere conveniente economicamente ma anche molto rischioso in termini di risultato. Impostare un sistema da zero, o quasi, è un lavoro ad alto contenuto professionale, che richiede esperienza ed autonomia nel lavoro. Aspetti che un collaboratore senza o con poca esperienza non può dare.

Figura Senior

Affidarsi ad una risorsa senior, con le giuste esperienze, può essere una buona scelta per un lavoro di qualità ma può rilevarsi eccessivamente oneroso nel tempo (costo azienda medio maggiore di 60.000€ annui). Dopo la fondamentale parte iniziale di configurazione si tratta, infatti, di ordinaria amministrazione, ad un costo il più delle volte superiore rispetto alla mole di lavoro professionale.

Professionista pro tempore

La scelta di affidare l’incarico ad un professionista pro tempore può essere la soluzione ideale.

In un periodo di tempo definito svolge il lavoro ad alto contenuto professionale, ovvero realizza il sistema di controllo di gestione calato sui bisogni dell’azienda. Successivamente, forma all’utilizzo del sistema una nuova risorsa junior da inserire, oppure una risorsa già presente in organico all’azienda, come ad esempio il responsabile amministrativo.

Noi professionisti di Gap riteniamo che questa soluzione sia quella vincente per l’azienda. Non a caso ne abbiamo fatto un modello di collaborazione.

L’impresa si avvale, infatti, di un team di esperti in controllo di gestione che, ad un costo decisamente inferiore a quello di un collaboratore junior, realizza un sistema di business controlling su misura, affidabile ed efficace, formando poi le persone già presenti nell’organizzazione al corretto utilizzo nel tempo.

L’azienda diventa, quindi, in grado di gestire in autonomia il controllo di gestione, sfruttando appieno il proprio organico. In questo caso, la scelta si rivela sia efficiente nei costi sia efficace nel risultato. Se vuoi saperne di più su come possiamo realizzare un sistema di controllo di gestione per la tua azienda, contattaci senza impegno.

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