I KPI aziendali rivelano la condizione e il progresso di attività o processi, in funzione di obiettivi prestabiliti. Scopri perché sono indicatori fondamentali.
Probabilmente ti è già familiare l’acronimo KPI (Key Performance Indicator), ovvero Indicatore Chiave di Performance. I KPI aziendali rivelano la condizione e il progresso di attività o processi, in funzione di obiettivi prestabiliti. In pratica, misurano il profitto e il successo del tuo business o l’efficienza di singoli comparti della struttura.
L’azienda è un organismo multiforme e sfaccettato, fatto di più elementi che operano all’unisono, e sviluppandosi aumenta di complessità. La parola “impresa” rende perfettamente l’idea di una realtà che nasce e vive grazie a spirito di iniziativa, istinto, coraggio e una certa dose di fortuna.
Tuttavia, le sfide della modernità non permettono di affidarsi al caso, e concedono poco margine di errore. Quindi, il fattore umano cede spazio ai numeri, ed è qui che entrano in gioco gli indicatori di performance aziendali. Solo attraverso adeguati strumenti per il controllo di gestione si mantiene la rotta o, se occorre, la si corregge.
Perché i giusti KPI aziendali fanno la differenza
Sei qui perché intuisci l’importanza degli indicatori di prestazione nel tuo ambito professionale. Però, vuoi capire nel dettaglio il ruolo che giocano nel determinare l’efficacia di sforzi, decisioni e risultati. I KPI aziendali non sono soltanto metriche per il controllo di gestione e performance.
Si tratta infatti di risorse necessarie per rilevare le criticità e risolverle tempestivamente. Grazie a questo approccio, coerente e razionale, si eliminano le azioni spot di ripristino dal “fiato corto”. Anziché reagire a ciò che accade, cercando di stare dietro agli eventi, li si previene e programma.
Gli indicatori di performance KPI mostrano lo stato di salute dell’azienda e fotografano il suo livello di affidabilità. Un’impresa solida e con buona reputazione, ottiene credito da parte delle banche e ha maggiori prospettive di crescita. Simili “dettagli” trasmettono valore a tutti gli interlocutori, dagli investitori ai partner, passando per i fornitori, fino ai clienti.
Gli indici di performance aziendale sono altresì un prezioso strumento di confronto, sia interno che esterno. Ovvero, favoriscono la comunicazione funzionale tra i reparti e i rapporti con i clienti.
Inoltre, come se non bastasse:
- ottimizzano i processi, riducono gli sprechi e quindi i costi;
- monitorano le azioni aziendali sotto più aspetti (quantità, qualità, tempestività, pertinenza, ecc.);
- migliorano la capacità strategica, offrendo previsioni più attendibili;
- rendono le scelte più ponderate, poiché basate su dati concreti.
Ecco perché i KPI aziendali fanno la differenza. Un concetto che vale oggi più che mai, anche a seguito della crescente diffusione dello smart working, con l’esigenza di avere sistemi in grado di misurare la produttività, sebbene il lavoro – e chi lo svolge – siano altrove.
Quali e quanti KPI aziendali scegliere?
Non c’è una regola precisa su numero e tipologia di indicatori di performance da adottare. Ogni impresa è un microcosmo a parte. La scelta dipende dal settore e dalle specifiche esigenze.
Tuttavia, esistono alcune categorie chiave, che costituiscono un valido riferimento, e almeno 4 fattori da prendere in considerazione, per individuare i KPI aziendali più efficaci:
- Tempo – i KPI aziendali sono funzionali se mostrano tendenze e progressioni su lungo periodo. Poiché senza passato non c’è futuro, lo storico dei numeri è essenziale per riscontrare anomalie e miglioramenti. Infine, serve un costante aggiornamento, perché i dati invecchiano in fretta e potrebbero non corrispondere più a situazioni attuali;
- Contesto – presi singolarmente, gli indicatori chiave di prestazione dicono poco e, in alcuni casi, se non contestualizzati, possono addirittura essere fuorvianti. Quindi la loro analisi va inserita in un discorso più ampio. Le informazioni hanno senso se aggregate e messe in relazione tra loro. In questo modo, si ha una visione d’insieme che favorisce la corretta analisi dei KPI;
- Costo – il monitoraggio dei KPI esige un certo impegno economico di cui tenere conto. Dunque, è abbastanza scontato che, in via generale, il vantaggio offerto dalla misurazione deve essere sempre maggiore delle risorse impiegate per ottenerlo;
- Obiettivi – proprio perché si parla di controllo delle performance aziendali, servono traguardi chiari, raggiungibili e reali, per avere misurazioni oggettive e utili. Inoltre, occorre un adeguato allineamento tra gli obiettivi interni dei singoli dipartimenti e quelli esterni dell’impresa. Ogni reparto ha un suo compito che contribuisce alla realizzazione degli scopi aziendali. In pratica il traguardo finale è la somma di tutti i traguardi intermedi.
Il cruscotto di monitoraggio aziendale e la gestione KPI
Compresa l’importanza dei KPI aziendali, la domanda è: in quali modi si possono monitorare?
La risposta sta nei “cruscotti direzionali”. Sono strumenti di controllo di gestione che vigilano sulle attività dell’azienda sfruttando più indicatori di performance. In sostanza, si tratta di programmi che elaborano i dati tramite soluzioni di Business Intelligence e li riportano in modo fruibile tramite report grafici su un pannello digitale o dashboard.
Esistono diversi software e tool per monitorare e misurare i processi aziendali, ma per la tua azienda serve un approccio professionale. In GAP Studi e Consulenze abbiamo sviluppato le competenze per sfruttare il massimo del potenziale della Business Intelligence Power BI di Microsoft in modo da offriti la soluzione più versatile ed efficace. E facile da fruire.
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