Per impostare e trarre valore da un controllo di gestione efficace serve innanzitutto una figura qualificata: il controller. Poi, un software.
Il controller è responsabile del controllo di gestione, attività essenziale di un’azienda in salute. Per trarre il massimo beneficio dalle informazioni generate tramite il controllo di gestione è fondamentale che il controller abbia conoscenze e competenze specifiche.
Giusto per fare un esempio, supponiamo che tu sia il proprietario di un’azienda di movimentazione merci su gomma. Potresti mai pensare di affidare la guida di un camion a chi possiede solamente la patente per le comuni autovetture?
Certamente no. A parte essere vietato per legge, il basico buon senso suggerisce che affidare una tale responsabilità a chi non ha la qualifica necessaria sia totalmente da evitare. Pur con tutta la buona volontà che la persona può avere, è molto difficile che l’attività avvenga in sicurezza rispettando tempi, costi e qualità.
L’esempio citato vale per qualsiasi attività professionale. Per guidare un veicolo, impostare una macchina, configurare un programma informatico, gestire un processo di qualunque tipo, serve un addetto, un professionista che sia qualificato a farlo.
Il controllo di gestione non è da meno. Ma cos’è esattamente e che ruolo svolge la figura professionale che ne è responsabile, ovvero il controller aziendale?
Vediamolo in questo articolo.
Controllo di gestione: l’attività di un controller d’azienda professionista
Le principali attività di un’azienda – come l’approvvigionamento, la produzione, il marketing, la vendita o la distribuzione – sono affidate alle persone meglio qualificate per svolgerle. Altre attività, magari concepite del tutto o in parte come “sotto-attività”, sono a volte delegate a personale non specializzato. È il caso del controllo di gestione che, soprattutto nelle realtà medio-piccole, viene affidato al responsabile amministrativo. Come se si trattasse di un’appendice del relativo carico di lavoro.
Professionisti che sappiano fare il lavoro amministrativo-contabile e siano in grado di occuparsi anche del controllo di gestione ne abbiamo trovati pochi nella nostra esperienza. Sono una specie rara. Per tornare all’esempio in apertura, è un po’ come trovare un autista di camion specializzato anche in movimentazione di componenti edili tramite gru. Non facile. Solitamente, e per fortuna, ognuno ha la propria specializzazione. Ed è proprio questo che valorizza il relativo contributo agli obiettivi dell’azienda.
Il controllo di gestione è un’attività delicata e fondamentale per la conduzione e lo sviluppo di ogni impresa. Per impostarla e svolgerla al meglio serve un controller d’azienda professionista che:
- per prima cosa, capisca il contesto dell’organizzazione e gli aspetti cruciali da tenere monitorati;
- poi, analizzi gli strumenti informativi utilizzati e il flusso dei dati;
- infine, realizzi un modello di elaborazione dei dati utilizzandolo e affinandolo nel tempo per ottenere e condividere le informazioni sulle performance aziendali.
Controller aziendale: si parte da qui
Per prima cosa serve quindi una professionalità che sovrintenda l’attività del controllo di gestione. Al di là degli strumenti o software utilizzati è necessaria una persona qualificata che “conosca il mestiere”. Che abbia un metodo e sappia “leggere” e anticipare le esigenze informative generali dell’azienda e, in particolare, dei diversi responsabili per le rispettive aree di gestione.
Come per i medici che prima fanno una diagnosi e poi prescrivono una cura, similmente, il controller prima studia e poi costruisce. Solo quando il contesto organizzativo e le aspettative di informazione diventano chiare il controller costruisce il modello di rielaborazione dei dati su cui si basano i report periodici.
L’ambito in cui si muove il controller può essere più o meno specifico a seconda della complessità dell’azienda. L’oggetto del controllo può, infatti, essere solo il reparto produttivo oppure un singolo canale distributivo o le vendite di una determinata linea di prodotti.
Questo accade in contesti di grandi dimensioni, mentre, solitamente, in organizzazioni più snelle -come le pmi italiane- un solo controller aziendale monitora tutte le performance di tutte le funzioni e i risultati di periodo.
Al di là del contesto da monitorare, la mission del controller è sempre quella di capire la realtà e le esigenze informative e poi applicare modelli di rielaborazione dei dati per comprendere l’andamento dell’azienda mettendo l’imprenditore nelle condizioni di prendere le migliori decisioni basandosi sulle informazioni importanti.
Software per il controllo di gestione: uno strumento al servizio del controller aziendale
Per rielaborare i dati nell’ambito del controllo di gestione esistono diversi software. La scelta dell’applicativo più funzionale alle esigenze di un’azienda (o la configurazione migliore di quello che già ha) deve necessariamente avvenire dopo un’attenta analisi condotta da un controller qualificato.
Uno strumento informatico, infatti, supporta ma non sostituisce la competenza. Se si acquista un software di grafica non si diventa automaticamente un grafico. Allo stesso modo per il controllo di gestione e per le molte altre specializzazioni professionali.
Ogni strumento ha i propri pregi e difetti e, a volte, uno specifico ambito settoriale per cui viene concepito. Nel nostro ambito ci sono diverse caratteristiche da tenere in considerazione, ad esempio:
- la flessibilità, che permette di fare più operazioni e di re-impostare un’elaborazione qualora cambino le condizioni o si rilevi, nel tempo, che una modalità è meglio di un’altra in uno specifico contesto;
- la rigidità, che, sebbene possa sembrare un difetto perché diminuisce le possibilità di elaborazione, in certi contesti può apprezzarsi perché limita il margine di errore nell’inserimento dei dati;
- l’integrabilità, che consente di elaborare dati in formati diversi provenienti da più fonti.
Tra gli strumenti di cui ci avvaliamo vi sono Excel nella versione con Power Query e la Power Business Intelligence di Microsoft. Hanno un’elevatissima flessibilità nell’elaborazione, si integrano praticamente con tutto (essendo excel, tra l’altro, uno standard) e permettono una rappresentazione molto efficace, facilmente accessibile e diversificata per utente (con Power BI l’imprenditore e i vari responsabili di funzione possono infatti comodamente accedere ai report di loro interesse, direttamente da smartphone).
In definitiva, come per ogni altra attività complessa, per realizzare un sistema di controllo di gestione efficace è necessario prima di tutto studiare, poi visualizzare dove si vuole arrivare e, infine, reperire gli strumenti adeguati e utilizzarli per raggiungere gli scopi prefissati. Se stai pensando di realizzare o migliorare il controllo di gestione nella tua azienda contattaci senza impegno. Faremo una diagnosi completa sull’infrastruttura informativa e sulla gestione dei dati, consigliandoti i migliori passi per attivare un sistema di controllo di gestione adatto alle esigenze informative dei responsabili della tua azienda.
Pietro Bussinello
Marketing e Comunicazione
In Gap Studi e Consulenze dal 2017, valorizza la presenza online e sviluppa l’attività professionale.
